E aqui vai mais um artigo para ajudar o jovem empreendedor que, motivado pelas cinco dicas para desenvolver o seu perfil empreendedor, decidiu por abraçar a oportunidade e fazer dela um negócio e já compreendeu a importância de tecer sua análise e planejamento financeiro, busca saber como melhor gerir a si mesmo e ao seu negócio rumo ao sucesso. Que tal melhorando agora a administração de seu tempo?
Albert Einstein já dizia: “Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos”.
Do estudante ao profissional, do autônomo à grande corporação, todos sentem que o tempo é um dos recursos mais escassos e que não pode ser recuperado: não há como comprar, vender ou alugar tempo. Sendo assim, a nossa melhor arma para cumprir com todas as nossas tarefas de forma saudável continua sendo administrar o nosso tempo.
Sendo assim, o Giga Mundo, a fim de ajudá-lo, decidiu trazer algumas dicas para que você possa melhor gerir o seu tempo. Vamos lá, o que estamos esperando? Afinal de contas, tempo é dinheiro! 😉
Cuidado com as distrações: seu tempo é mais importante do que isso
Um dos maiores problemas que as pessoas enfrentam quanto a administrar seu tempo é que elas acabam por dedicar tempo demais a atividades que não merecem, muitas vezes, tempo algum!
Quanto tempo você leva olhando e re-olhando a sua caixa de emails? E Orkut? Pior ainda, o MSN ou GoogleTalk (mensagens e mais mensagens de pessoas que, muitas vezes, você jamais viu falando assuntos que você nem mesmo se interessa)?
Alguém disse que geralmente levamos 20% de nosso tempo para executar 80% de nossas tarefas importantes. E por que levamos 80% do tempo para executar as outras 20% das tarefas importantes? Simples, porque ao mesmo tempo executamos várias tarefas não tão importantes assim!
Sendo assim, aqui vai uma lista das coisas que você pode fazer para evitar as distrações:
- Reduza o tempo e quantidade de vezes que você confere seu e-mail: durante os dias úteis no horário de trabalho, por exemplo, poderia restringir-se a somente duas vezes (no início do dia e outra algumas horas antes do fim do expediente), consumindo somente quinze minutos em cada para ler e responder somente as mensagens mais importantes. Preste atenção: aquilo que não é importante e urgente não deveria nem mesmo ser aberto, pois você acabará por perder tempo com algo que você poderia resolver mais tarde;
- Reduza ou mesmo elimine as ferramentas de mensagem instantânea: o uso de MSN, GoogleTalk, Yahoo!Messenger, ICQ e tantas outras ferramentas para comunicação por mensagens instantâneas é vedado em muitas empresas uma vez que podem consumir muito tempo de seus funcionários. Quer ver um exemplo? João começa o dia bem produtivo, resolvendo muitas tarefas, de repente uma janelinha aparece em sua tela – é o José, querendo falar sobre como foi aquela partida de futebol de ontem. Pronto, já era uma ou duas horas de trabalho. Mantenha o uso de ferramentas desse tipo restritamente para assuntos do trabalho, como contato com clientes, com empregados, empregadores ou fornecedores;
- Similar às ferramentas de mensagem instantânea, evite ligações telefônicas desnecessárias ou prolongadas: ligações telefônicas, somente se urgentes ou quanto a assuntos de seu trabalho. Ao falar ao telefone, seja claro e objetivo a fim de encurtar a ligação. Se a outra pessoa se estender demais, diga-lhe que infelizmente não pode dedicar muito tempo à conversa agora e que podem falar mais em outra hora. Isso é indelicado? E o que dizer de uma pessoa que sabe que você está no trabalho e começa a “puxar muita conversa”, o que é?
- Jamais, sob hipótese alguma, perca seu tempo lendo mensagens de correntes, piadas, propagandas ou coisas do tipo, principalmente durante o horário de trabalho. Talvez a pessoa que lhe enviou a corrente ou a piada espere que você leia aquela mensagem, mas sejamos sinceros, eu mesmo recebo umas oito correntes, 4 piadas, 3 propagandas solicitadas (e dezenas não solicitadas ¬¬ )… Quanto tempo eu perderia por dia lendo, comentando e encaminhando tudo isso? Não, definitivamente o meu tempo é mais importante!
- O seu tempo é para os seus assuntos e problemas, não os dos outros: quem não tem um colega que, tendo algum problema que não sabe como resolver, acaba por pedir-lhe ajuda e praticamente o entrega para a outra pessoa? Realmente resolver os problemas de outras pessoas é algo generoso e solidário, o problema é que quando você faz isso você não está usando o tempo da outra pessoa, mas sim o seu tempo. O que aconteceu? Você ficou sem tempo para as suas coisas e o seu amigo ficou com bastante tempo ocioso. Sendo assim, pense bastante se realmente vale a pena executar uma tarefa que não é sua, caso contrário, responda o mais rápido possível que não há como ajudar e volte para as suas coisas;
- Elimine toda e qualquer interrupção desnecessária.
Planeje e administre suas atividades
Outra coisa importante é fazer um bom planejamento de tudo o que você precisa executar. Se você “perder” 15 ou 30 minutos diariamente listando as atividades do dia, organizando-as da melhor forma possível para executá-las na ordem certa, com certeza você conseguira economizar, no mínimo, o dobro do tempo que você dispendeu nessa organização.
Se ao organizar e listar as tarefas de seu dia você perceber que não há tempo suficiente para todas elas, crie uma outra lista para as tarefas do dia seguinte e “jogue-as” lá, a fim de não esquecer daquela tarefa. Assim, no dia seguinte, você pode melhor organizar-se e definir as prioridades inclusive para as tarefas que não foram previamente executadas.
E sim, o planejamento deve ser por escrito, preferivelmente dizendo quanto tempo cada tarefa deveria levar, permitindo assim facilmente saber se está ou não atrasado em alguma tarefa. O fato de ser “por escrito” é essencial – é muito fácil esquecermos ou burlarmos “cronogramas mentais”. Não dê chance a erros, ok?
Analise e reorganize o tempo dispendido a cada tarefa
Esta última dica é, geralmente, a menos observada por todos nós: analisar como gastamos nosso tempo.
Se você não analisa como seu tempo foi gasto, não pode dizer se o fez da melhor forma ou não. A fim de reverter esse quadro, crie um “quadro do tempo”, registrando nele o que você fez a cada hora nas 24 horas do dia (sim, inclua até mesmo o tempo que passou dormindo).
Essa medida, apesar de parecer controladora demais, possui o intuito inicial de facilitar a observação e, assim sendo, identificar aonde se perde tempo demais.
Como trabalho muito com meu computador, acabo muitas vezes escolhendo soluções em que eu possa usar ele para ajudar-me e uma delas foi a criação desse quadro de tempo como uma planilha (pode ser usado qualquer editor de planilhas, eu usei o Excel). Se você quiser, você pode baixar a minha planilha para controlar o emprego do tempo.
Após criar tal quadro de tempo, é importante que você crie o hábito de preenchê-lo e, semanalmente, analisá-lo. Para facilitar isso, decidi por fazer com que meu computador abra a minha planilha ao iniciar o sistema operacional e somente fechá-la quando o computador é desligado, assim ela fica ali, lembrando-me de atualizá-la.
No Windows, por exemplo, para incluir sua planilha na lista de tarefas a executar assim que o computador iniciar, basta arrastar o arquivo até o botão Iniciar, esperar o menu aparecer, arrastar para a opção programas, esperar o outro menu aparecer, arrastar para a opção inicializar e soltar em cima dela (garanta que o atalho do arquivo foi parar dentro da opção inicializar e não somente dentro da opção programas) ou dentro do menu que irá aparecer ao lado da opção inicializar. Pronto, quando seu computador for ligado da próxima vez, será executado. 😉
E não, não é perda de tempo criar tal quadro de tempo. Lembra quando falamos de gastar, poupar ou investir e comentei sobre quão importante era anotar tudo o que gastava e recebia para ir tendo noção sobre onde o seu dinheiro estava indo parar e, assim sendo, ficar mais fácil tomar alguma atitude? Pois bem, esse quadro de tempo possui a mesma função: quanto mais você souber aonde seu tempo está “indo”, melhor poderá geri-lo.
Pronto, agora você deve ter uma melhor noção de como administrar o seu tempo e, portanto, poderá empregar isso não somente em sua vida pessoal como também em seu trabalho e/ou empreendimento.
Boa sorte! 😉